Todo início de ano traz escolhas que definem os próximos meses. Para microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP), janeiro é o período para decidir se o Simples Nacional será adotado. E, no dia 31, encerra-se o prazo para a opção por esse regime, que unifica tributos federais, estaduais e municipais em uma única guia de pagamento: o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).

Entre os principais benefícios do Simples Nacional estão a substituição  do recolhimento dos 20% de INSS sobre a folha de pagamento por percentual menor e alíquotas ajustadas ao faturamento, possibilitando que empresas menores paguem menos impostos. Além disso, negócios com débitos podem parcelar suas dívidas junto à Receita Federal, o que facilita a regularização fiscal sem comprometer o fluxo de caixa. Ademais, a prestação de contas é mais enxuta, com menos obrigações acessórias em comparação com outros regimes tributários. 

“O Simples Nacional combina simplificação e economia. Mas a escolha por ele deve ser baseada em análises financeiras e simulações tributárias para evitar decisões que comprometam a competitividade da empresa”, diz Fatima Roden, analista técnica da área federal da Econet Editora.

A opção pelo Simples Nacional, feita em janeiro de 2025, será válida por todo o ano-calendário e não pode ser alterada até 2026. Empresas já enquadradas no regime permanecerão automaticamente nele, desde que atendam aos critérios de elegibilidade, como limite de faturamento, atividade permitida e regularidade fiscal. Já para quem está fora do regime ou iniciou atividades recentemente, é o momento de optar ou não pela adesão.

Teto de faturamento e alternativas ao Simples

O limite de faturamento bruto anual de R$4,8 milhões é um dos principais critérios para o Simples Nacional. Negócios que superaram esse valor durante o ano-calendário anterior são desenquadrados, o que pode aumentar custos e obrigações administrativas. Outro ponto é que empresas com faturamento acima de R$3,6 milhões enfrentam um modelo híbrido de tributação, no qual ICMS e ISS são recolhidos fora do regime.

Fatima Roden recomenda que empresas próximas ao faturamento máximo avaliem o Lucro Presumido como alternativa. Segundo ela, esse regime pode ser vantajoso em setores com margem de lucro elevada, pois utiliza percentuais fixos de presunção para calcular o imposto de renda e a contribuição social. Além disso, o Lucro Presumido permite o aproveitamento de benefícios fiscais para o PIS/Pasep e Cofins, vantagem importante para negócios inseridos em cadeias produtivas que gozam, por exemplo, de alíquota zero e suspensão.

“Empresas no Simples podem perder clientes que buscam fornecedores capazes de gerar mais créditos de ICMS. Por outro lado, para apropriação de créditos de PIS/Pasep e Cofins, os fornecedores desse regime simplificado não são um problema. Para quem depende da competitividade em preço, conhecer estas regras e limitações é fator decisivo”, complementa a analista técnica da área federal da Econet Editora.

Tipo de atividade econômica e seu impacto na tributação

O valor pago no Simples Nacional varia conforme o faturamento bruto anual da empresa e o tipo de atividade que ela realiza — comércio, serviços ou indústria. Em geral, quanto maior o faturamento, maior será a alíquota (percentual) aplicada. Mas, além disso, as alíquotas estão organizadas em tabelas chamadas Anexos, que vão de I a V e definem as regras tributárias de cada setor.

Comércio e indústria, por exemplo, são enquadrados nos Anexos I e II, que oferecem alíquotas iniciais mais baixas e abrangem tributos como o ICMS na guia unificada. Os prestadores de serviços, por sua vez, estão distribuídos entre os Anexos III, IV ou V, com regras que variam conforme o tipo de atividade. O Anexo IV, por exemplo, abrange profissões como advocacia e construção civil, impondo alíquotas mais altas e o recolhimento separado da Contribuição Previdenciária Patronal (CPP). “Além disso, muitos prestadores de serviços, principalmente profissionais regulamentados, podem planejar a redução das suas alíquotas através do aumento da folha de salários e geração de empregos”, afirma Fatima Roden.

Como formalizar a adesão ao Simples Nacional

Caso, após uma análise cuidadosa, a decisão seja optar pelo Simples Nacional, o próximo passo será formalizar a adesão ou garantir a permanência no regime.

Para negócios que já fazem parte do Simples Nacional, a permanência no regime é automática, desde que os critérios de elegibilidade tenham sido cumpridos no ano anterior. “É fundamental, porém, verificar a regularidade fiscal, pois pendências com a Receita Federal, estados ou municípios podem levar ao desenquadramento”, ressalta Fatima Roden. Para se manter no regime simplificado, ela sugere consultar o sistema eletrônico da Receita e-CAC e corrigir eventuais inconsistências até o fim de janeiro.

Já empresas recém-criadas devem observar prazos específicos para aderir ao Simples Nacional. A solicitação de opção pode ser feita até 30 dias após o último deferimento de inscrição — seja municipal ou estadual, quando exigida —, desde que não tenham passado mais de 60 dias da data de abertura do CNPJ. Quando realizada dentro desse prazo e aprovada, a adesão tem efeito retroativo à data de abertura do CNPJ. Caso o prazo seja perdido, a opção só poderá ser feita em janeiro do ano seguinte, com efeitos para o novo ano-calendário.

Para negócios em atividade e que ainda não fazem parte do Simples Nacional, mas desejam ingressar no regime, o prazo final para adesão é 31 de janeiro. O processo de opção é realizado por meio do Portal do Simples Nacional, e a empresa precisará declarar ali que está em dia com suas obrigações fiscais. A opção, se deferida (aceita), retroagirá a 01/01/2025.